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Facture rectificative – Comment modifier une facture ?

Vous avez fait une erreur sur une facture envoyée à client ? Vous voudriez la modifier dans son montant ou dans les caractéristiques du produit vendu ? Mediabat vous guide sur les points à retenir pour modifier vos factures ou les supprimer en respectant la loi.

Modifiez vos factures avant validation

Vérifiez bien vos brouillons de factures avant de les finaliser car il est impossible de les modifier après validation. En cas de doute, préférer l’envoi d’une facture pro-forma (ou “brouillon” de la facture) en prévision d’une éventuelle modification malgré l’éventuel filigrane.

La loi anti-fraude à la TVA de 2018 oblige les logiciels de facturation et de caisse à garantir l’inaltérabilité des opérations enregistrées. Il n’est ainsi plus possible de modifier une facture créée (validée) ni de la supprimer. logiciel conforme loi antifraude à la TVA

Ainsi, tant que votre facture n’est pas validée (appelée en fonction des logiciel “brouillon” ou “provisoire”), il est possible de la modifier à volonté, que ce soit pour indiquer l’adresse du chantier, modifier les informations concernant le client, changer la date, modifier les quantités ou les conditions de règlement…

Comment modifier une facture validée ?

Si légalement il est interdit de modifier une facture validée, les solutions diffèrent en fonction des éléments de facture concernées

  1. Comment changer la numérotation d’une facture ? La numérotation des factures répond à une règlementation bien précise renforcée par la loi anti-fraude à la TVA. Il vous est possible de modifier la structure de la numérotation de vos factures à tout moment à condition qu’il n’y ait aucune possibilité de doublon avec le nouveau système (ex : Facture n°2020-01-001 devient Facture n°FA202001-001). NB : Il est plutôt conseillé de procéder à ce type de changement en début d’année. En savoir plus sur la numérotation de vos factures dans le bâtiment
  2. Comment changer la date d’une facture ? Il peut vous arriver que pour des raisons administratives (remboursements, financements, trésorerie, fiscalité…), votre client vous demande de changer la date d’une facture. Modifier la date de facturation après validation est interdite. La seule option serait d’annuler la facture envoyée en créant une facture d’avoir et d’en éditer une nouvelle.
  3. Comment changer de client, les informations le concernant ou l’adresse de chantier ? Votre client peut parfois demander à mettre la facture au nom d’un autre, à modifier son nom, son adresse ou l’adresse du chantier mentionné sur la facture. Ces informations ne sont pas modifiables après validation, même en mettant à jour de votre fichier clients. Il vous est nécessaire de créer une facture d’avoir d’annulation et d’éditer une nouvelle facture avec les bonnes informations.
  4. Comment rattraper une erreur de facturation de TVA ? En cas d’erreur de type de TVA appliqué à une facture déjà réglée par un client, on peut distinguer 2 cas. En cas de trop perçu, le plus facile est d’annuler l’ancienne facture et en éditer une nouvelle, en remboursant le trop perçu. En cas de sous facturation, si l’édition d’une facture de régularisation est théoriquement permise, dans les faits, il est d’usage de prendre à sa charge cette différence. C’est le cas par exemple lors des dépassements de plafond pour les auto-entrepreneurs qui deviennent redevables de la TVA . NB : En cas d’erreur de facturation de TVA, une attention particulière est à apporter au suivi de vos déclarations TVA, en particulier sur les rubriques à utiliser
  5. Comment modifier les prix ou les quantités sur une facture ? Pour apporter des modifications sur les éléments constitutifs de votre facture (quantités, produits, prix), 2 cas peuvent se présenter. En cas de trop perçu, il suffit d’éditer une facture d’avoir et rembourser les sommes dûes. Sinon, il faut créer un avenant, une facture correspondant aux produits ou aux sommes non encore considérés
  6. Comment modifier une facture de situation ? Sur les chantiers BTP, le traitement des modifications à apporter aux factures de situation est particulier. Dans le logiciel Mediabat, vous avez à choisir entre la création d’un avoir de situation quantitatif ou financier.

Comment supprimer une facture ?

Une facture validée ne peut plus être supprimée pour garantir la continuité de la numérotation des factures exigée par la loi anti-fraude à la TVA. Pour la supprimer, il suffit de créer une facture d’avoir d’annulation.

Comment créer une facture rectificative dans le logiciel Mediabat

La création de facture rectificative ou facture d’avoir est l’opération incontournable pour modifier ou supprimer une facture déjà validée. N’hésitez pas à visiter la page qui lui est consacrée pour en savoir plus ou pour savoir comment créer les factures d’avoir dans le logiciel Mediabat.

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