La facture d’avoir

S’il était jusqu’ici toléré de modifier ou de supprimer une facture après son émission (changement du nom du client, modification dans les montants, dans les quantités, dans les travaux…), la loi anti-fraude à la TVA entré en vigueur le 1er janvier 2018 a durci les conditions de facturation en interdisant toute modification après émission. L’édition d’une facture d’avoir devient alors incontournable, soit pour modifier la facture soit carrément pour l’annuler. Faisons un tour d’horizon des choses à savoir sur ces factures d’avoir et comment créer facilement les votres tout en assurant leur suivi avec le logiciel de devis facture batiment Mediabat.

Qu’est qu’un avoir ou une facture d’avoir ?

La facture d’avoir (appelée aussi note de crédit) est un document établi par l’artisan à destination d’un client pour constater une diminution du montant qu’il lui doit en raison d’un événement ultérieur à l’émission d’une facture.

Ces événements peuvent être :

• un retour de marchandises (partiel ou intégral)
• la constatation d’une erreur sur la facture émise
• une omission de réduction ou une réduction supplémentaire accordée après facturation
• une non disponibilité de certains éléments facturés (matériaux, compétences spécifiques…)
• un escompte conditionnel (sur montant de commande)
• une annulation complète de la facture ou de certains travaux
• une ristourne périodique

Les mentions obligatoires d’une facture d’avoir

Si les mentions obligatoires des factures sont applicables aux factures d’avoir, les différences entre les 2 documents se résument dans ces deux particularités :

1. Le terme « AVOIR » doit apparaître après le terme facture
2. Le terme « NET A DEDUIRE » remplace le terme « NET A PAYER »

Les différentes types de facture d’avoir

Il existe différents types de facture d’avoir :

1. La facture d’avoir commerciale : Elle est éditée pour prendre en compte des modifications de la relation commerciale (résolution d’un litige suite à un retard de livraison, un retour de marchandise à cause de réticences sur la qualité du produit, pour faire une ristourne à un client…
2. La facture d’avoir pour erreur : En constatant une erreur sur une facture initialement émise, l’artisan doit éditer une facture d’avoir pour corriger l’erreur.
3. La facture d’avoir pour annulation : Une facture d’avoir d’annulation est à éditer quand la modification doit porter sur l’intégralité de la facture (changement du nom du donneur d’ordre destinataire de la facture, annulation de la commande…). Ce type de facture d’avoir peut être utilisé pour facturer des travaux supplémentaires demandés par le client s’il demande une facture unique (si aucun règlement n’est encore enregistré, bien entendu).

Exemple de facture d’avoir

Les caractéristiques de la facture d’avoir

1. Délai d’émission : La facture d’avoir est à émettre dès lors que l’événement qui en est à l’origine (retour, annulation, ristourne périodique, erreur, volume réalisé…) est constaté.
2. Nombre : Même s’il est conseillé de limiter le nombre de factures d’avoir pour faciliter le suivi des règlements, il est juridiquement possible d’émettre autant d’avoirs que nécessaire.
3. Règlement : Il est possible d’utiliser un avoir, soit en se faisant rembourser (virement, chèque…), soit en l’utilisant comme réduction sur une prochaine facture.
4. Durée de validité : Sauf mention contraire dans les conditions de vente, la prescription pour se prévaloir d’une facture d’avoir est de 5 ans en matière commerciale (Art. L 110-4 du Code de Commerce)
5. Délai de conservation : Comme pour les factures, le délai de conservation des factures d’avoir est de 10 ans (article L. 123-22 al 2 du Code de commerce).

Comment faire une facture d’avoir avec Mediabat ?

1. Dans l’onglet « Devis, facture, situation, avoirs » du menu contextuel de votre logiciel de facturation batiment Mediabat, localisez l’espace dédié aux avoirs
   
2. Choisissez si vous voulez créer un avoir suite à l’édition d’une facture de doit ou d’acompte (Avoir financier) ou d’une facture de situation (Avoir quantitatif)
3. Pour créer un Avoir financier, après avoir cliqué sur le bouton correspondant :
   1. Dans la liste des factures qui s’affiche, cliquez sur celle qui vous intéresse et appuyez sur « Valider »
   2. Votre facture d’avoir sera alors créée tout en en ouvrant une nouvelle fenêtre vous demandant comment vous voulez procéder :

      — Si Oui : reprise des lignes automatiquement

      — Si Non : remplissez vous-même le libellé et le reste des cases (unités, TVA…)

   3. Une fois créee, vous pouvez l’envoyer par mail à votre client ou rédiger la nouvelle facture si c’est une facture d’avoir d’annulation.
   4. En allant dans le dossier du client, dans l’onglet « Règlements », on retrouve maintenant la facture avec en face l’avoir correspondant
      
      
4. Pour créer un Avoir de situation (ou avoir quantitatif), prenons l’exemple d’un chantier concernant la pose de 10 portes. Dans la première situation, l’artisan facture 5 portes, pour se rendre compte que finalement, il n’en facturera que 3. Comme une facture de situation validée n’est dorénavant plus modifiable, il vous faut créer la facture d’avoir correspondante.
   
   1. Dans l’espace dédié aux avoirs du menu Mediabat, cliquez sur « Avoir quantitatif »
   2. Dans la liste des situations qui s’affiche, cliquez sur celle qui vous intéresse (dans notre cas, celle ci-dessous)
      
   3. Cochez les lignes à modifier et entrez les quantités à considérer dans l’avoir (dans notre cas 2 unités pour arriver aux 3 à facturer)
      
   4. Cette opération crée une facture d’avoir pour les 2 unités facturées en trop
      On peut ainsi continuer à éditer une ou d’autres factures de situation, pour finir avec une facture de clôture en fin de chantier.
   5. Dans la facture finale, on retrouve alors la valeur pour solder les 7 unités restantes à facturer
      

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