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Facturation : 10 astuces pour se faire payer

10 conseils pour vous aider à améliorer le règlement de vos factures dans le bâtiment, l’un des secteurs les plus touchés par les impayés et retards de paiement, impactant sur la trésorerie des artisans. Avec des marges souvent réduites pour remporter des marchés, les impayés et les retards de paiement peuvent en effet rapidement engager la survie de votre entreprise du bâtiment alors comme on dit chez Mediabat : “Chaque jour gagné dans l’émission de votre facture est un jour gagné pour son règlement”
Infographie comment se faire payer

1. Informez-vous au préalable sur vos nouveaux clients

Avant d’entamer une relation commerciale, informez-vous un minimum sur votre futur client (informations sur internet, informations sur le dirigeant de l’entreprise ou sur le particulier, avis de clients, date de création, chiffre d’affaire annuel sur infogreffe…) et faites le tri en refusant au préalable les clients à risque.

2. Vérifiez bien vos facture et évitez les erreurs

Une erreur dans les montants ou les quantités indiquées, un choix du mauvais taux de TVA et vous êtes légalement responsable de la différence. De plus, en cas de facture incomplète ou erronnée, votre client a le droit de la refuser et demander une nouvelle, retardant d’autant son règlement. De même, une erreur dans les modes de règlement que vous communiquez à vos clients (Un oubli de joindre le RIB de votre entreprise, une faute de frappe dans l’ordre à apposer sur le chèque de règlement, un lien vers une page web inaccessible pour payer en ligne…) et vous avez la garantie de perdre quelques jours (multiplié par le nombre de factures émises si les erreurs sont sur le modèle général de l’entreprise) pour constater le retard et échanger avec le client avant l’encaissement. Vérifiez scrupuleusement dans votre logiciel de gestion les éléments indiquées précédemment avant d’émettre vos factures.

3. Demandez un acompte

L’acompte vous permet de garantir le règlement d’une partie de votre facture et faire une avance sur les frais engagés avant de commencer les travaux. Il met aussi la pression sur le client qui a déjà payé à continuer la relation commerciale pour se faire livrer. Des règlements intermédiaires en fonction de l’avancement des travaux permettent encore d’aller plus loin dans la validation de la solvabilité du client et pour s’assurer du règlement de l’intégralité de la facture.

4. Soyez malin dans vos conditions de règlement

On oublie souvent que les conditions de vente ne sont pas des détails, un simple astérisque à apposer sur une facture en tout petit à partir du modèle standard proposé par votre logiciel ou téléchargé sur internet. Ils sont la base de la relation contractuelle qui vous lie à vos clients alors prenez le temps d’y réfléchir sérieusement, en vous faisant aider par un spécialiste si nécessaire. Étudiez votre mode de fonctionnement, étudiez ce qui se fait dans votre secteur d’activité, ce qui se fait dans la concurrence, et en fonction des contraintes légales, définissez les délais, les modes de règlement, le montant des acomptes, les modes de livraison qui vous arrangent le plus. Par exemple, légalement, les délais de règlement sont plafonnés à 60 jours ou 45 jours fin de mois (avec des exceptions en fonction d’accords sectoriels), mais rien ne vous empêche de demander à être payé en 20 jours ou en 7 jours si vous estimez que ça sera accepté par vos clients.

5. Encouragez le paiement immédiat avec l’escompte de règlement

L’escompte de règlement (à ne pas confondre avec l’escompte bancaire) est une réduction de prix accordée au client en cas de règlement comptant ou en cas de règlement anticipé sur les échéances prévues. Peu utilisée dans le bâtiment pour permettre au client de garder le contrôle de l’avancement du chantier, la proposition d’un escompte de règlement peut en pousser certains à en profiter pour faire des économies. Le taux d’escompte doit alors être obligatoirement indiqué sur vos factures.

6. N’attendez pas pour facturer

Il est courant pour les artisans du bâtiment de consacrer un temps dans la semaine pour les tâches administratives. Ces tâches n’étant pas très valorisantes, il arrive souvent qu’elles soient ajournées pour commencer un nouveau chantier déjà en retard par rapport à ce qui était prévu ou pour envoyer d’urgence des devis en attente. Cela peut faire perdre du temps dans l’émission de vos factures, le problème est encore plus prononcé quand l’envoi des factures est à la charge d’un service administratif déconnecté du chantier et avec des impératifs différents. Battez le fer tant qu’il est chaud et facturez dès la fin des travaux avant de passer à autre chose.

7. Appliquez des pénalités de retard

Les pénalités de retard et leur mention dans les factures sont obligatoires dans les relations entre entreprises même s’il ne sont pas souvent appliqués, par méconnaissance ou par peur de détériorer la relation commerciale. Sans aller jusqu’à la réclamation des pénalités de retard dans le cadre d’une procédure de mise en demeure, le plus souvent, un simple courrier sur de futurs intérêts de retard peut déclencher un règlement tout en donnant une image de sérieux à votre entreprise.

8. Financez vos factures

Il existe plusieurs types d’outils comme l’escompte bancaire ou l’affacturage qui peuvent permettre d’avancer (contre des frais) le montant de vos factures, sans en attendre leur échéance. En plus de faire une avance de règlement, les établissements proposant l’affacturage (factor) peuvent encore aller plus loin et s’occuper de suivi, de relance, de recouvrement voire de supporter le risque d’impayés.

9. Communiquez avec vos clients

Si certains clients (ceux que nous préférons tout) règlent leurs factures dès réception, la mise en place d’e-mails et de courriers de relance automatique comme avec la fonction de suivi de facturation dans Mediabat peut aider pour les autres. Se renseigner en début de chantier sur la ou les personnes à contacter et donner un coup de fil est aussi toujours plus efficace qu’un simple courrier automatique. Construire une relation humaine avec vos clients permet d’ailleurs d’augmenter vos chances de vous faire payer. Ainsi, en cas de difficultés ou tout simplement par plaisir, vous serez alors privilégié.

10. Suivez l’avancement de votre facturation

Assurez quotidiennement un suivi méthodique de l’état de votre facturation avec un logiciel de gestion comme Mediabat pour évaluer l’état d’avancement de votre facturation et décider rapidement des actions à mettre en oeuvre pour le recouvrement des factures non encore payées. Automatisez au maximum les processus de rappel et de relance pour ne vous occuper que des cas qui le méritent. L’historique des devis et factures des clients ainsi que les informations échangées avec eux (appels, courrier, mails de relance..) peuvent ensuite vous aider à personnaliser vos interventions pour récupérer les sommes dûes.

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