Commencez vite vos chantiers et augmentez vos ventes grâce à la signature électronique des devis
L’édition des devis est importante pour les artisans du BTP car cela permet de communiquer aux clients le détail des prestations fournies ainsi que leurs tarifs.
Traditionnellement, pour donner son accord, le client ajoute sa signature sur le devis papier et le renvoie par voie postale. Cette solution a l’inconvénient d’être contraignante, pour le temps que ça prend et les aléas logistiques potentiels.
La technologie, l’évolution récente des usages et de la législation ont permis le développement d’une solution alternative : la signature électronique des devis.
1. Qu’est-ce que la signature électronique ?
- C’est juridiquement la version numérique de la signature manuscrite
La signature électronique est un procédé technique qui permet à une personne de signifier son accord de manière numérique par rapport au contenu d’un document, avec la même valeur juridique qu’une signature sur un document papier. Ainsi, elle peut être utilisée pour signer un devis en ligne, un contrat, un bon de commande, un acte légal, une attestation de présence, une convention… etc - C’est pas l’ajout d’une signature scannée sur un document
On peut se demander quelle est la valeur juridique d’une signature scannée. Si la signature traditionnelle correspond à une écriture personnalisée, calligraphique du nom du signataire sur le document à valider, la signature électronique correspond à un ensemble de documents informatiques permettant d’authentifier le signataire, de s’assurer de son intention de signer et de garantir l’intégrité du document signé grâce à un certificat électronique. Inscrire une image de signature sur un document numérique n’a donc aucune valeur juridique. - La signature électronique est régie par un cadre légal européen
La signature électronique est régie par la réglementation européenne N°910/2014 du 23 juillet 2014, appelée eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services) et dans la législation française dans la loi N°2000-230 du 13 mars 2000. Concrètement, en France, une liste de Prestataires de Confiance agréés capables de fournir des procédés de signature conformes aux exigences légales est établie et mise à jour par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) et transmise à la Commission Européenne. - Un Prestataire de Confiance agréé est exigé
Pour être authentique et avoir une valeur légale irréfutable face à un tribunal, la signature électronique de documents doit donc se faire de manière logicielle et en faisant appel à l’un de ces Prestataires de confiance agréé qui garantit l’intégrité des documents signés. - Nécessité d’identifier les signataires
Si la loi prévoit 3 niveaux de signatures électroniques de plus en plus restrictifs dans les garanties et les modalités d’authentification du signataire, le 1er niveau est le plus souvent utilisé : l’identité du signataire est vérifiée au moyen d’un service tiers : par l’envoi d’un code sur une adresse e-mail, par SMS ou par l’ajout d’une copie de pièce d’identité.
2. Quels sont les avantages de la signature électronique pour les devis de vos chantiers ?
Débutez vos chantiers plus tôt :
Démarrez vos chantiers sans délais
et gagnez en productivité !
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1Protection en cas de litige
Valeur juridique équivalente à la signature manuscrite
2Gain de temps
Plus besoin d’attendre d’être au bureau, plus besoin d’impression, d’envoi postal ou de déplacement, plus besoin de ranger et archiver les dossiers
3Traçabilité
Retrouvez facilement les archives des devis signés
4Pas de contrainte d’espace ni de matériel
Faites signer vos devis par mail. La signature électronique permet a vos clients de les valider qu’ils soient sur ordinateur, mobile ou tablette, au bureau, sur les chantiers ou en déplacement
5Respect de l’environnement
Signer un devis en ligne parmet d’éviter les déplacements, les impressions, les copies ainsi que le stockage
6Economique
La signature électronique permet d’économiser les frais de déplacement, les frais de stockage, les frais d’impression, les frais liés à des litiges ou des pertes de temps
7Image de marque
Faites bonne impression auprès de vos clients potentiels grâce à une image de marque moderne et dynamique
3. Comment signer électroniquement vos devis dans Mediabat
Mediabat s’est associé avec Universign, Prestataire de Confiance agréé ANSSI et eIDAS, pour proposer à ses clients un service de signature électronique fiable leur permettant de faire signer facilement leurs devis, tout en gardant un niveau de garantie élevé.
Comment signer un devis électroniquement dans Mediabat
- L’artisan envoie le devis à signer après l’avoir finalisé
- Le client reçoit un mail l’informant de la mise à disposition du devis à signer
- Le client clique sur le lien fourni dans le mail et prend connaissance de son devis
- En cliquant sur signer le devis, un SMS lui est envoyé sur son mobile avec un code de sécurité
- La fourniture du code reçu formalise la signature électronique
- Le devis au format PDF signé numériquement est ensuite récupéré dans le logiciel Mediabat et stocké pour référence ultérieure
- Tout au long du processus, un tableau de bord dédié permet a l’artisan d’avoir un aperçu des devis en cours de signature et éventuellement de renvoyer un mail au client concerné en cas de problème
Signatures électroniques gratuites
Les clients Mediabat bénéficient de 2 signatures électroniques gratuites à utiliser au besoin. La fonctionnalité est en cours de développement pour les clients Mediabat Classic qui auront à attendre la prochaine mise à jour pour les utiliser.
FAQ Signature électronique des devis BTP
La signature scannée a-t-elle une valeur juridique ?
Si une signature manuscrite sur un document papier est une preuve incontestable, l’apposition de l’image d’une signature scannée sur un document numérique n’a pas cette validité juridique. Une vraie signature numérique est un ensemble d’informations validées par un Tiers de Confiance accrédité (le plus souvent sur internet) stockées avec le fichier pour en attester son authenticité ainsi que celle des contractants
Un client peut-il se désister après la signature numérique d’un devis ?
Comme pour la signature manuscrite, la signature numérique d’un devis pour un chantier engage le client et l’artisan. L’artisan est en droit de réclamer la totalité des sommes dûes à titre de dommages-intérêts si le client décide de ne pas donner suite à sa demande de travaux
Qui peut proposer la signature électronique ?
La signature électronique peut-être proposée par toute organisation ayant besoin de recueillir un consentement sur un document contractuel. Il peut s’agir d’un artisan, d’une compagnie d’assurance, d’une entreprise, de l’administration, d’un notaire, d’une association…
Qui sont les Tiers de confiance ?
Si la signature électronique peut-être proposée par votre éditeur de logiciel, seuls les Tiers de Confiance sont habilités à délivrer des signatures. Ces tiers de confiance sont des entreprises dont les infrastructures, l’expertise et le fonctionnement ont été validées par l’Etat (ANSSI) comme répondant aux normes européennes (eIDAS) qui en dresse une liste complète
La signature électronique est-elle obligatoire ?
Proposer une signature électronique n’est pas obligatoire. C’est juste la transposition de la signature manuscrite face au développement de la dématérialisation des échanges car l’envoi d’un devis signé scanné n’a pas la même valeur légale
Quel format de fichier pour la signature électronique ?
Seuls les fichiers PDF permettent aujourd’hui de stocker de manière simple les informations enregistrés par le Prestataire de Confiance. Une signature électronique word ou une signature électronique excel ne sont pas encore possibles
Vous souhaitez être rappelé pour plus d’informations sur la signature électronique ou sur leur utilisation dans le logiciel Mediabat ? Cliquez sur le bouton ci-dessous