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Logiciel sécurisé : La loi fiscale en 21 questions

Depuis le 28 Juillet 2017, le gouvernement a clarifié la situation concernant l’obligation d’utiliser un logiciel sécurisé dans un article sur le site web de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP).
logiciel sécurisé

Le dispositif voté dans la loi de finances 2016 dans la cadre de la lutte contre la fraude à la TVA impose l’obligation d’utiliser un logiciel sécurisé à toute entreprise assujettie à la TVA. Si cette disposition concernait initialement les logiciels de caisse, de gestion ou de comptabilité, le ministre des Finances Publiques, Gérard Darmanin a décidé le 15 Juin 2017 de simplifier le système.

Sont exclus du champ d’application les entreprises qui effectuent des opérations exonérées de TVA : Entreprises dites « B to B » (ne travaillant qu’avec des professionnels), auto-entrepreneurs… Seules les entreprises ayant des clients particuliers (c’est-à-dire en « B to C ») sont soumis à l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé.

De plus, les logiciels de gestion ne sont plus concernés par la nouvelle règle dans leur ensemble mais uniquement pour la partie « gestion de l’encaissement ». Cette modification fera l’objet de mesures législatives d’ici la fin d’année, pour une entrée en vigueur du dispositif comme prévu au 1er janvier 2018.

Bien entendu, Mediabat est en train de se préparer pour se conformer à ces nouvelles dispositions et en faire bénéficier ses clients.

1

Qu’est-ce qu’un logiciel ou système de caisse selon les impôts ?

Un logiciel de caisse est un logiciel qui permet d’enregistrer des opérations de ventes ou de prestations de services pour les clients non assujettis à la Tva (les clients particuliers), peu importe qu’il s’agisse d’une caisse, d’un logiciel de gestion ou de comptabilité (Source : BOI-TVA DECLA-30-20-10)

« Donnent obligatoirement lieu à facturation les livraisons de biens et les prestations de services qu’un assujetti réalise au profit d’un autre assujetti ou d’une personne morale non assujettie, et qui ne sont pas exonérées en application de l’article 261 du CGI à l’article 261 E du CGI »

2

Les logiciels de gestion doivent-ils être certifiés au 1er Janvier 2018 ?

Seule la fonction de caisse (autrement les encaissements de ces clients) doit être certifiée

3

Une entreprise relevant de la franchise en base ou exonérée de Tva doit-elle posséder un logiciel sécurisé ?

Toutes les entreprises qui enregistrent le paiement de leurs clients avec un logiciel de paiement ou de caisse alors qu’ils sont exonérés de Tva (type auto-entrepreneur) ne sont donc pas concernées.

4

En cas de clientèle mixte (clientèle professionnelle et particulier) doit-on s’équiper ?

Oui, au moins pour la partie particulier

5

Si mon entreprise a une filiale à l’étranger, dois-je m’équiper ?

Oui le dispositif vise tout assujetti à la TVA en France qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse. Toutefois, par mesure de tolérance administrative les entreprises dont le régime de TVA n’est pas basé en France sont exonérées.

6

Dois-je uniquement enregistrer les paiements en espèces avec un logiciel sécurisé ou bien tous les règlements de mes clients ?

Tous les règlements clients doivent être enregistrés à partir d’un logiciel certifié ou sécurisé même si vous n’avez aucun règlement en espèce de la part de vos clients.

7

J’utilise mon propre logiciel (développé en interne) ou bien j’utilise Word/Excel, dois-je m’équiper ?

Un logiciel dit libre est un programme informatique dont l’utilisateur peut à volonté modifié les données sans traçabilité. Cette liberté permet aux utilisateurs d’adapter le logiciel à leurs besoins spécifiques. Cependant, les modifications que les utilisateurs peuvent apporter au logiciel libre ou développé en interne ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet d’altérer le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

Votre logiciel libre ou votre outil Word/Excel permet à un utilisateur de modifier les données, celle-ci ne sont ni cryptés ni archivés dans le temps donc votre système Word/Excel ne peut pas être compatible avec la loi fiscale. Vous devrez donc vous équiper.

8

Suis-je obligé de m’équiper d’un logiciel sécurisé au 01 Janvier 2018 ?

Oui, à partir du moment où vous enregistrez le paiement de vos clients de manière informatique vous devrez vous équiper.

9

Si j’utilise un système papier pour enregistrer le paiement dois-je m’équiper ?

Non, vous pouvez conserver et transmettre à votre comptable un relevé manuel des opérations d’encaissement.

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Que doit faire un logiciel sécurisé ?

  • Le logiciel doit être inaltérable, c’est-à-dire que toute donnée saisie ne doit pas pouvoir être supprimée mais uniquement modifiée. Le logiciel doit permettre la traçabilité des règlements clients. Le contrôleur des impôts doit pouvoir voir les modifications éventuelles apportées à un règlement client.
  • Le logiciel doit être sécurisé, c’est-à-dire que l’enregistrement des encaissements doit être crypté afin de rendre impossible la modification des données dans les bases. La condition de sécurisation des données a fait l’objet de précisions dans la doctrine administrative à laquelle il convient de se reporter : BOI-TVA-DECLA-30-10-30 chapitre 130 à 150.
  • Le logiciel doit posséder une fonction de conservation des données. Il est rappelé que le délai général de conservation de six ans, mentionné au premier alinéa de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales, s’applique aux livres, registres, documents ou pièces auxquels l’administration a accès pour procéder au contrôle des déclarations et des comptabilités des contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables.
  • Enfin, le logiciel doit gérer l’archivage, c’est-à-dire que vous devrez clôturer soit de manière journalière soit annuelle les données de l’encaissement
11

Sur quel support informatique sauvegarder mes données ?

Peu importe le support (clé USB, disque dur, serveur externe…) mais vous devrez être sûr de conserver les données pendant au moins 6 ans .

12

Qu’est-ce qu’un total intermédiaire et un total perpétuel ?

Un total intermédiaire cumule les données sur une période définie, le total perpétuel cumule tous les encaissements depuis le début de votre informatisation.

13

Qui est responsable de la certification ?

C’est l’éditeur du logiciel qui doit entamer une démarche de certification. Il est seul responsable à partir du moment où il a certifié son logiciel. Il devra vous délivrer une attestation qui engage sa responsabilité. A chacune des modifications majeures du logiciel concernant la saisie des règlements, il devra vous fournir une attestation comportant le numéro de version couverte.

14

Je souhaite conserver mon logiciel développé en interne, que dois-je faire ?

Vous devrez vous assurer que votre système répond aux 4 critères d’éligibilité de certification (inaltérabilité, sécurisation, sauvegarde, et archivage) et vous délivrer votre propre attestation. L’entreprise est alors considérée comme étant « l’éditeur » au sens du § 310 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30.

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Les archives devant être sécurisées, comment faire pour qu’elles soient lues aisément par l’administration fiscale ?

Vous devrez fournir au contrôleur un outil de décryptage permettant de lire facilement vos données, c’est à l’éditeur de fournir ce type d’outil. A titre d’exemple, les formats de fichiers de type TXT ou CSV peuvent être utilisés pour l’archivage (cf. BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 § 550)

16

Logiciel certifié : Les services fiscaux ou les experts comptables peuvent-ils certifier un logiciel ?

Ni l’un ni l’autre seul l’éditeur du logiciel peut certifier son logiciel. Les éditeurs de logiciels peuvent eux faire certifier leurs logiciels par deux organismes accrédités par l’État.

17

Concrètement, à quoi ressemble l’attestation de l’éditeur ?

L’attestation doit être délivrée au nom de l’utilisateur du logiciel ou du système de caisse. Cette attestation doit explicitement stipuler qu’ils respectent bien les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données requis. Elle doit en outre donner des informations sur le logiciel (nom, références, version concernée, licence…) ou sur le système ainsi que la date d’achat.

L’attestation peut être délivrée en format papier ou en format numérique.

18

Les conditions de vente de mon éditeur de logiciel suffisent-elles ?

Non, vous devrez posséder cette attestation en cas de contrôle. L’amende de non présentation est de 7500 € avec l’obligation en plus de s’équiper sous 60 jours.

19

Si mon éditeur ne me fournit pas l’attestation, suis-je responsable ?

Vous devrez prouver que vous avez effectué des démarches pour demander le certificat (courrier LRAR…)

20

L’attestation peut-elle être limitée dans le temps ?

Non, pas obligatoirement mais comme votre éditeur doit s’assurer chaque année que sa version est conforme aux règlements fiscaux en vigueur, celui-ci peut la limiter dans le temps. Tout dépendra de la mise à jour réalisée par l’éditeur du logiciel (Mise à jour mineure ou majeure).

21

Comment est calculée l’amende en cas de système non conforme ?

L’amende est forfaitaire. Le montant est de 7500 € (570 du BOI-CF-INF-20-10-20).

Source : https://www.economie.gouv.fr/dgfip/actualites-et-reponses-aux-questions

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